Arkivorganisering

Arkivorganisering i Røyrvik kommune 

Røyrvik kommune har sentralisert saksarkiv for alle etater. All inngående post blir sortert ved postmottaket i sentraladministrasjon (STABEN)

Kommunen har sentrale arkivserier som;

møtebøker, saksarkiv, personalarkiv, eiendomsarkiv, regulerings-planarkiv

• Røyrvik kommune skal ha sentralt postmottak, med hovedtyngden av post i sentralt arkiv.
• Røyrvik kommune, alle etater skal bruke sak/arkivsystemet EDB-sak og arkiv til registrering av sakspost til saksbehandling.
• Etatene/avdelingene skal være arkivskapere for de spesialseriene som de har og føre postjournal for korrespondanse som blir arkivlagt i disse.

Kommunens arkivleder er arkivfaglig leder for sentralt arkiv.

Personale med ansvar for arkivforvaltning er tilsluttet arkivtjenesten i kommunen. Arkivleder har et overordnet faglig ansvar for alle personer som har ansvar for dokumenthåndteringen i kommunen, dvs. administrative ledere, saksbehandlere og arkivpersonale.

• For helsestasjon og skolehelsetjenesten er det helsesykepleier som har ansvar for arkivet. 
• For legekontoret er det helsesekretær som har ansvar for arkivet. 
• For sykeheimen er det avdelingssykepleier som har ansvaret for arkivet.
• For hjemmetjeneste, psykisk helse og rus enhet er det fagleder for denne tjenesten som har arkivansvaret
• Ved oppvekstsenteret er det enhetsleder som har ansvaret for elevarkivet og barnehagemapper.
• Eiendomsarkivet er det konsulent på Plan, drift og eiendom som har daglig ansvar for arkivet.

All post skal stiles til Røyrvik kommune, Røyrvikveien 5 og arkivtjenesten er ansvarlig for både papirbasert postmottak og elektronisk postmottak.

Arkivtjenesten er også ansvarlig for å kvalitetssikre alt som blir produsert i Elements.

Fra 01.06.21 går vi fra ESA til Elements og egen base.

Skarpt skille! Kontor 2000 fra 2003-2014 og ESA 2014-2021, blir liggende som historiske baser, Historisk 1 og historisk 2, i Elements.

Oversikt over sak/arkivsystem og fagprogrammer for journalføring, saksbehandling og arkivering:

IKA Trøndelag iks fungerer som rådgivere angående arkivfaglige spørsmål og som depot for både papirarkiv og digitaltarkiv fra Røyrvik kommune. De behandler også eventuelle innsynsforespørsler fra oss eller andre aktører i deponert materiale fra oss.